Asistente Virtual Jurídica
Ofrezco mis servicios como Asistente Virtual Jurídica.
Una de mis máximas en el trabajo es la productividad. Dicen que una tarea puede extenderse tanto en el tiempo como las horas que tengas para dedicarle a la misma. Aprendí esto hace tiempo y desde entonces trabajo día a día para sacarle el mayor provecho a mis horas.
Estoy interesada en técnicas con las que se logre realizar el trabajo de forma más efectiva para tener en definitiva, más tiempo para crecer como profesional.
Si decides contratar mis servicios estableceremos una forma de trabajo satisfactoria para ambas partes que nos dirija a una buena gestión del tiempo.
¿Qué tareas puedes externalizar con un asistente o secretaria jurídica online?
Estas son las tareas que puedo realizar para tu despacho de abogados como asistente virtual jurídica.
1. Gestión de agenda y de email
La gestión de la agenda es una tarea que ocupa mucho tiempo y que es perfectamente delegable.
Una de las claves en la gestión del tiempo es la de seguir la organización que te has establecido la tarde anterior y no variarla por dar respuesta a necesidades ajenas, salvo urgencia, obviamente.
¿Cuántas veces has estado concentrado realizando una tarea y has tenido que interrumpirla para contestar un correo que no era importante?
Los expertos en productividad consideran un pecado consultar el correo cada vez que entra una notificación. Si bien es cierto que en nuestra profesión debemos estar pendientes porque en cualquier momento puede entrar en nuestra bandeja de correo algo importante, lo más efectivo es que se realice un buen procesamiento de los e-mails.
Si trabajamos juntos estableceremos un sistema de procesamiento de correos electrónicos de manera que solamente tengas que responder los verdaderamente importantes, yo me ocuparé del resto.
2. Atención telefónica a clientes
El trato directo del cliente con el abogado que lleva la defensa jurídica de su caso es imprescindible, si bien, en muchas ocasiones, llaman por dudas concretas, sencillas y de carácter administrativo que perfectamente pueden ser resueltas por una asistente virtual jurídica.
Tengo amplia experiencia en atención a clientes y me gusta el trato directo. Desde el inicio de mi carrera profesional he tratado con clientes, tanto de manera presencial como telefónica.
Es importante también saber detectar a quién únicamente quiere obtener información gratuita y al verdadero cliente potencial. Yo realizaré el filtro previo para que las visitas que atiendas de manera presencial sean rentables.
3. Captación de clientes
Cada despacho tiene su propio sistema de captación de nuevos clientes, si bien normalmente conocerán tu despacho a través de tu página web, redes sociales, recomendaciones o portales jurídicos.
Realizar un buen trabajo en la captación de clientes es fundamental para dar una respuesta efectiva a quien contacte contigo y para realizar el filtro previo que comentaba en el apartado anterior.
Si aún no tienes muchos clientes es importante cuidar a los que lleguen, y si tienes muchos es probable que estés dejando de contestar a algunos por falta de tiempo. Cada persona que contacta interesada merece una buena atención, es lo que marcará la diferencia con otros despachos.
A mí personalmente me han llegado clientes molestos con otros abogados a los que habían contactado primero pero no habían contestado. Ese tipo de acciones dan muy mala imagen, de nuevo la correcta gestión del tiempo es también importante aquí. Los clientes no quieren un abogado que trabaje tanto que no tenga tiempo para atenderle, quieren un abogado que trabaje bien.
4. Envío de presupuestos, facturas y reclamación de impagados
4.1. Envío de presupuestos y facturas
¿Sabes cuándo tienes cerrada una venta?
Tendemos a pensar que un cliente se queda con nosotros cuando nos dice que sí está interesado en la primera visita que tenemos con él, pero no es cierto. La venta se cierra cuando te firma la Hoja de Encargo y cuando hace por lo menos el primer pago.
Si no tienes eso es como si no tuvieses nada. Habrás dedicado tiempo a resolver dudas pero sin ningún compromiso firme por parte del cliente de querer trabajar contigo.
Es muy importante realizar un seguimiento a los clientes que han manifestado estar interesados hasta que se consiga cerrar definitivamente la venta.
Como asistente virtual me encargaría de seguir las ventas hasta su cierre definitivo, enviando presupuestos y la factura correspondiente.
4.2. Gestión de impagados
Por desgracia la gestión de impagados es muy habitual en nuestra profesión. Siempre es mejor estéticamente que la reclamación de impagados la realice otra persona que no sea el mismo abogado. Además, es más eficaz, ya que con el abogado se suele establecer una relación de mayor confianza que puede resultar perjudicial para conseguir un cobro efectivo de las facturas pendientes.
Si trabajamos juntos realizaré las gestiones de recobro y te enviaré un reporte mensual del estado de las mismas.
5. Gestión de Blog página web
Como podrás comprobar en el apartado de “colaboración jurídica” otro de los servicios que ofrezco es el de redacción de artículos jurídicos para tu blog.
Tengo experiencia con WordPress, pues es el sistema de gestión de contenidos que yo utilizo para mi página web.
Por ello podría ayudarte en la inclusión de artículos en WordPress y/o en la redacción de los mismos.
6. Búsqueda de jurisprudencia
Como sabes la búsqueda de jurisprudencia es un trabajo tedioso pero siempre necesario y de gran utilidad.
Es necesario en la redacción de demandas o querellas, para la preparación del juicio y en los recursos, si bien también resulta de gran utilidad disponer de jurisprudencia al inicio de cualquier caso para poder dar una respuesta más completa al cliente. Tanto para justificar el inicio de las actuaciones como para acreditar que el caso no tiene viabilidad.
Actualmente trabajo con la base de datos jurídica LA LEY.
7. Realización de informes
¿Necesitas hacer un reporte de datos?, ¿un informe de viabilidad? Puedo realizarlo de la manera más profesional mientras tú no paralizas tu negocio.
8. Gestión documental
La gestión documental virtual no podría alcanzar a tareas que requieren de presencialidad, si bien, hay muchas otras que pueden hacerse perfectamente en remoto.
¿El cliente te ha traído muchos documentos y necesitas ordenarlos? ¿Hay que numerar los documentos de la demanda a presentar? ¿Es preciso pasar datos que están en un Excel a formato Word? Todas estas tareas pueden considerarse de gestión documental y te aseguro que delegándolas ahorrarás muchísimo tiempo.
9. Envío de informe mensual con reporte
Como habrás podido comprobar soy una fiel defensora de la delegación de trabajo, si bien el negocio es tuyo y necesitas estar al corriente de todo.
Cada mes te enviaré un reporte con el estado actual de cada una de las gestiones encomendadas.
10. Otras tareas
Si tu despacho tiene alguna otra tarea que no he enumerado y quieres delegarla no dudes en comentármelo.
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